V vpisnik se lahko vpišejo pravne osebe zasebnega prava, katerih delovanje je z zakonom opredeljeno kot nepridobitno in ki zagotavljajo in usposabljajo prostovoljce za prostovoljsko delo ali v katerih se prostovoljsko delo izvaja v dobro drugih ali v splošno korist. V praksi to pomeni, da se lahko vpišejo društva, zveze društev, podružnice tujih društev, zavodi, skupnosti zavodov itd.

Organizacija, ki se želi vpisati v vpisnik, pošlje po pošti ali osebno dostavi izpolnjeni obrazec Agenciji za javnopravne evidence in storitve (AJPES). Mogoča je tudi vložitev v elektronski obliki na podlagi elektronskega kvalificiranega digitalnega potrdila. Podatkov, ki jih lahko AJPES pridobi iz poslovnega registra, v obrazcu ni potrebno izpolnjevati.

Pravilnik o področjih prostovoljskega dela in vpisnika je bil objavljen 24. junija 2011 v Uradnem listu RS št. 48 in je začel veljati 9. julija 2011. Od tedaj je možen vpis v vpisnik prostovoljskih organizacij.